Väčšina informácií aj dnes koluje prostredníctvom prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty, a to často vrátane citlivých dát. Klasická poštová podateľňa má však potenciál byť niečím viac, ako len vstupnou a výstupnom bránou pre prijímanie a odosielanie korešpondencie. Má potenciál byť logistickým a automatizovaným centrom každej spoločnosti, ktoré dokáže nielen „otvoriť vašu zásielku“, ale aj elektronicky pracovať so všetkými dátami – bezpečne a efektívne.
Na tohoročnej Trend konferencii, pod názvom Finančný manažment, sa po prvýkrát predstavila aj švajčiarska spoločnosť Swiss Post Solutions. Ak vám názov spoločnosti nápadne pripomína poštu, nie ste ďaleko od pravdy. Aj keď predstaviť si Swiss Post ako klasickú poštu, by bol veľký omyl. Služby spoločnosti sa dajú charakterizovať jedným slovom, a tým je komplexnosť. Swiss Post dokáže prehľadne spracovať všetky vaše dokumenty a pretvoriť ich do elektronickej podoby. Vytvorením jednotného, centralizovaného content management systému dokážete elektronicky archivovať všetky fyzické dokumenty a jednoducho ich v prípade potreby vyhľadať. Stará sa o každý odchádzajúci či prichádzajúci dokument počas celého jeho životného cyklu a minimalizuje nebezpečenstvo nesprávneho založenia dokumentu či duplicity.
Transformovať tlačený dokument do elektronickej podoby dnes už nepredstavuje žiaden problém. Kľúčovým faktorom sa však stáva zabezpečenie dostupnosti a presnosti všetkých dát v čo najkratšom čase, pretože aktuálne a správne informácie sú dnes pre každú spoločnosť konkurenčnou výhodou. Nezáleží na tom, aký prepracovaný systém zhromažďovania, triedenia a ukladania dát využívate, každá informácia je zbytočná, ak je nevyhľadateľná.
Služby spoločnosti Swiss Post Solutions označili účastníci konferencie za služby budúcnosti. Ako uviedol jeden zo zúčastnených finančných riaditeľov: „Vidím tu možnosť zefektívnenia procesov a zníženia nákladov, a to je cieľom, predpokladám, všetkých firiem, ktoré majú záujem riadiť svoje financie, čo možno najlepšie. Využitie týchto služieb vidím najmä u stredne veľkých a veľkých spoločností.“
